§ 1 Informacje wstępne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych pozyskanych za pośrednictwem serwisu internetowego vipservice.com.pl (zwanego dalej: „Serwisem Internetowym”).

2. Właścicielem Serwisu Internetowego i jednocześnie administratorem danych jest Vipservice sp. z o.o., ul. Ks. Skorupki 62 LU3, 05-091 Ząbki, NIP 952-198-25-71 zwana dalej Vipservice.

3. Dane osobowe zbierane przez Vipservice za pośrednictwem Serwisu Internetowego są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane również RODO.

4. Vipservice dokłada szczególnej staranności do poszanowania prywatności Użytkowników odwiedzających Serwis Internetowy.

§ 2 Rodzaj przetwarzanych danych, cele i podstawa prawna

1. Vipservice zbiera informacje dotyczące osób fizycznych prowadzących we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową oraz osób fizycznych reprezentujących osoby prawne lub jednostki organizacyjne niebędące osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, osoby prowadzące we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową, wszyscy zwani dalej jako Użytkownicy.

2. Dane osobowe Użytkowników są zbierane w następujących przypadkach:
a. korzystania z usługi formularzy kontaktowych w Serwisie Internetowym w celu wykonania umowy świadczonej drogą elektroniczną. Podstawa prawna: niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usługi formularza kontaktowego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

3. W przypadku skorzystania z usługi formularza kontaktowego, Użytkownik podaje następujące dane:
a. adres e-mail
b. imię i nazwisko
c. numer telefonu
d. oraz nazwę firmy w przypadku, gdy Użytkownik reprezentuje Przedsiębiorstwo

4. Podczas korzystania ze Serwisu Internetowego mogą być pobierane dodatkowe informacje, w szczególności: adres IP przypisany do komputera Użytkownika lub zewnętrzny adres IP dostawcy Internetu, nazwa domeny, rodzaj przeglądarki, czas dostępu, typ systemu operacyjnego.

5. Od Użytkowników mogą być także gromadzone dane nawigacyjne, w tym informacje o linkach i odnośnikach, w które zdecydowali się kliknąć lub innych czynnościach, podejmowanych w naszym Serwisie Internetowym. Podstawa prawna – prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ułatwieniu korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną oraz na poprawie funkcjonowania tych usług.

6. W celu ustalania, dochodzenia i egzekucji roszczeń mogą być przetwarzane niektóre dane osobowe podane przez Użytkownika w ramach korzystania z funkcjonalności w Serwisie Internetowym takie jak: imię, nazwisko, dane dotyczące korzystania z usług, jeżeli roszczenia wynikają ze sposobu, w jaki Użytkownik korzysta z usług, inne dane niezbędne do udowodnienia istnienia roszczenia, w tym rozmiarów poniesionej szkody. Podstawa prawna – prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ustaleniu, dochodzeniu i egzekucji roszczeń oraz na obronie przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami i innymi organami państwowymi.

7. Przekazanie danych osobowych do Vipservice jest dobrowolne, w związku ze świadczeniem usług za pośrednictwem Strony Internetowej Serwisu, z tym jednak zastrzeżeniem, że niepodanie określonych w formularzach danych uniemożliwi złożenie i realizację zamówienia Użytkownika.

§ 3 Informacja na temat tego, komu udostępniane lub powierzane są dane oraz jak długo są przechowywane

1. Dane osobowe Użytkownika przekazywane są dostawcom usług, z których korzysta Vipservice przy prowadzeniu Serwisu Internetowego. Dostawcy usług, którym przekazywane są dane osobowe, w zależności od uzgodnień umownych i okoliczności, albo podlegają poleceniom Vipservice co do celów i sposobów przetwarzania tych danych (podmioty przetwarzające) albo samodzielnie określają cele i sposoby ich przetwarzania (administratorzy):
a. Podmioty przetwarzające – Vipservice korzysta z dostawców, którzy przetwarzają dane osobowe wyłącznie na polecenie Vipservice. Należą do nich m.in. dostawcy świadczący usługę hostingu, usługi księgowe, dostarczający systemy do marketingu, systemy do analizy ruchu w Serwisie Internetowym, systemy do analizy skuteczności kampanii marketingowych
b. Administratorzy – Vipservice korzysta z dostawców, którzy nie działają wyłącznie na polecenie i sami ustalają cele i sposoby wykorzystania danych osobowych Użytkowników. Mogą oni świadczyć np. usługi płatności elektronicznych oraz bankowe.

2. Lokalizacja – dostawcy usług mają siedzibę głównie w Polsce i w innych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

3. Dane osobowe Użytkowników przechowywane są:
a. w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda wówczas dane osobowe Użytkownika przetwarzane są przez Vipservice tak długo, aż zgoda nie zostanie odwołana, a po odwołaniu zgody przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń jakie może podnosić Vipservice i jakie mogą być podnoszone wobec niego. Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata.
b. W przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest wykonanie umowy, wówczas dane osobowe Użytkownika przetwarzane są przez Vipservice tak długo, jak jest to niezbędne do wykonania umowy, a po tym czasie przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń. Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata.

4. Dane nawigacyjne mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia Użytkownikom lepszej obsługi, analizy danych statystycznych i dostosowania Serwisu Internetowego do preferencji Użytkowników, a także administrowania Serwisem Internetowym.

5. W przypadku skierowania żądania, Vipservice udostępnia dane osobowe uprawnionym organom państwowym, w szczególności jednostkom organizacyjnym Prokuratury, Policji, Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów lub Prezesowi Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

§ 4 Mechanizm cookies, adres IP

1. Serwis Internetowy używa plików, zwanych cookies (ciasteczka), czyli niewielkich informacji tekstowych. Zapisywane są one przez Vipservice na urządzeniu końcowym osoby odwiedzającej Serwis Internetowy (np. komputerze, smartfonie, tablecie), jeżeli przeglądarka internetowa na to pozwala. Pliki cookies mogą być odczytywane przez system teleinformatyczny Operatora lub innych podmiotów.

2. Vipservice przechowuje pliki cookies na urządzeniu końcowym Użytkownika, a następnie uzyskuje dostęp do informacji w nich zawartych w celach: statystycznych, marketingowych oraz zapewnienia prawidłowego działania Serwisu Internetowego.

3. Vipservice informuje Użytkowników, że istnieje możliwość takiej konfiguracji przeglądarki internetowej, która uniemożliwia przechowywanie plików cookies na urządzeniu końcowym Użytkownika.

4. Vipservice wskazuje, że pliki cookies mogą być przez Użytkownika usunięte po ich zapisaniu przez Vipservice, poprzez: odpowiednie funkcje przeglądarki internetowej, programy służące w tym celu lub skorzystanie z odpowiednich narzędzi dostępnych w ramach systemu operacyjnego, z którego korzysta Użytkownik.

5. Po wybraniu poniższych linków, Użytkownik może uzyskać informacje o sposobach usunięcia plików cookies w najpopularniejszych przeglądarkach internetowych:
a. Przeglądarka Chrome: support.google.com/chrome/answer/95647?hl=pl
b. Przeglądarka Firefox: support.mozilla.org/pl/kb/usuwanie-ciasteczek
c. Przeglądarka Internet Explorer: windows.microsoft.com/pl-pl/internet-explorer/delete-
manage-cookies#ie=ie-11
d. Przeglądarka Opera: help.opera.com/Windows/12.10/pl/cookies.html
e. Przeglądarka Safari: https://support.apple.com/pl-pl/guide/safari/sfri11471/mac

6. Vipservice informuje Użytkowników, że zmiana konfiguracji przeglądarki internetowej, która uniemożliwia lub ogranicza przechowywanie plików cookies na urządzeniu końcowym Użytkownika może spowodować ograniczenia funkcjonalności Usług. Do podobnych skutków może prowadzić wykasowanie plików cookies w trakcie świadczenia Usługi.

7. Vipservice może gromadzić adresy IP Użytkowników. Adres IP to numer przydzielany komputerowi osoby odwiedzającej Serwis Internetowy przez dostawcę usług internetowych. Numer IP umożliwia dostęp do Internetu. W większości przypadków jest przypisywany komputerowi dynamicznie, co oznacza, że zmienia się przy każdym połączeniu z Internetem. Adres IP jest wykorzystywany przez Vipservice przy diagnozowaniu problemów technicznych z serwerem, tworzeniu analiz statystycznych (np. określeniu, z jakich regionów pochodzą odwiedziny Serwisu Internetowego), jako informacja przydatna przy administrowaniu i udoskonalaniu Serwisu Internetowego, a także w celach bezpieczeństwa oraz ewentualnej identyfikacji obciążających serwer, niepożądanych automatycznych programów do przeglądania treści Serwisu Internetowego.

8. Serwis Internetowy zawiera linki i odnośniki do innych stron internetowych. Vipservice nie ponosi odpowiedzialności za zasady ochrony prywatności na nich obowiązujące.

§ 5 Prawa osób, których dane dotyczą

1. Prawo do cofnięcia zgody – podstawa prawna: art. 7 ust. 3 RODO.
a. Użytkownik ma prawo do cofnięcia każdej zgody, jakiej udzielił Vipservice.
b. Cofnięcie zgody ma skutek od momentu wycofania zgody.
c. Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie dokonywane przez Vipservice zgodnie z prawem przed jej cofnięciem.
d. Cofnięcie zgody nie pociąga za sobą dla Użytkownika żadnych negatywnych konsekwencji, może jednak uniemożliwić dalsze korzystanie z usług lub funkcjonalności, które zgodnie z prawem Vipservice może świadczyć jedynie za zgodą.

2. Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych – podstawa prawna: art. 21 RODO.
a. Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – wobec przetwarzania jego danych osobowych, w tym profilowania, jeżeli Vipservice przetwarza jego dane w oparciu o prawnie uzasadniony interes, np. marketing produktów i usług Vipservice, prowadzenie statystyki korzystania z poszczególnych funkcjonalności Serwisu Internetowego oraz ułatwienie korzystania z Serwisu Internetowego, a także badania satysfakcji.
b. Rezygnacja w formie wiadomości e-mail z otrzymywania komunikatów marketingowych dotyczących produktów lub usług, będzie oznaczać sprzeciw Użytkownika na przetwarzanie jego danych osobowych, w tym profilowania w tych celach.
c. Jeżeli sprzeciw Użytkownika okaże się zasadny i Vipservice nie będzie miał innej podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych, dane osobowe Użytkownika zostaną usunięte, wobec przetwarzania których, Użytkownik wniósł sprzeciw.

3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – podstawa prawna: art. 17 RODO.
a. Użytkownik ma prawo do żądania usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych.
b. Użytkownik ma prawo żądania usunięcia danych osobowych, jeżeli:
i. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były przetwarzane
ii. wycofał określoną zgodę, w zakresie w jakim dane osobowe były przetwarzane w oparciu o jego zgodę
iii. wniósł sprzeciw wobec wykorzystywania jego danych w celach marketingowych
iv. dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem
v. dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie Państwa członkowskiego, któremu Vipservice podlega
vi. dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego
c. Pomimo żądania usunięcia danych osobowych, w związku z wniesieniem sprzeciwu lub wycofaniem zgody, Vipservice może zachować pewne dane osobowe w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, jak również do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega Vipservice. Dotyczy to w szczególności danych osobowych obejmujących: imię, nazwisko, adres e-mail, które to dane zachowywane są dla celów rozpatrywania skarg oraz roszczeń związanych z korzystaniem z usług Vipservice, czy też dodatkowo adresu zamieszkania/adresu korespondencyjnego, nazwę, adres i numery identyfikacyjne firmy w tym NIP, numeru zamówienia, które to dane zachowywane są dla celów rozpatrywania skarg oraz roszczeń związanych z zawartymi umowami sprzedaży lub świadczeniem usług.

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych – podstawa prawna: art. 18 RODO.
a. Użytkownik ma prawo do żądania ograniczenia przetwarzania jego danych osobowych. Zgłoszenie żądania, do czasu jego rozpatrzenia uniemożliwia korzystanie z określonych funkcjonalności lub usług, z których korzystanie będzie się wiązało z przetwarzaniem danych objętych żądaniem. Vipservice nie będzie też wysyłał żadnych komunikatów, w tym marketingowych.
b. Użytkownik ma prawo do żądania ograniczenia wykorzystania danych osobowych w następujących przypadkach:
i. gdy kwestionuje prawidłowość swoich danych osobowych – wówczas Vipservice ogranicza ich wykorzystanie na czas potrzebny do sprawdzenia prawidłowości danych, nie dłużej jednak niż na 7 dni
ii. gdy przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a zamiast usunięcia danych Użytkownik zażąda ograniczenia ich wykorzystania
iii. gdy dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub wykorzystywane, ale są one potrzebne Użytkownikowi w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń
iv. gdy wniósł sprzeciw wobec wykorzystania jego danych – wówczas ograniczenie następuje na czas potrzebny do rozważenia, czy – ze względu na szczególną sytuację – ochrona interesów, praw i wolności Użytkownika przeważa nad interesami, które realizuje Administrator, przetwarzając dane osobowe Użytkownika

5. Prawo dostępu do danych – podstawa prawna: art. 15 RODO.
a. Użytkownik ma prawo uzyskać od Administratora potwierdzenie, czy przetwarza dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, Użytkownik ma prawo:
i. uzyskać dostęp do swoich danych osobowych
ii. uzyskać informacje o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, o odbiorcach lub kategoriach odbiorców tych danych, planowanym okresie przechowywania danych Użytkownika albo o kryteriach ustalania tego okresu (gdy określenie planowanego okresu przetwarzania danych nie jest możliwe), o prawach przysługujących Użytkownikowi na mocy RODO oraz o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, o źródle tych danych, o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazaniem tych danych poza Unię Europejską
iii. uzyskać kopię swoich danych osobowych

6. Prawo do sprostowania danych – podstawa prawna: art. 16 RODO.
a. Użytkownik ma prawo do żądania od Vipservice niezwłocznego sprostowania dotyczących jego danych osobowych, które są nieprawidłowe. Z uwzględnieniem celów przetwarzania, Użytkownik, którego dane dotyczą ma prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym przez przedstawienie dodatkowego oświadczenia, kierując prośbę na adres poczty elektronicznej zgodnie z §7 Polityki Prywatności.

7. Prawo do przenoszenia danych – podstawa prawna: art. 20 RODO
a. Użytkownik ma prawo otrzymać swoje dane osobowe, które dostarczył Vipservice, a następnie przesłać je do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych. Użytkownik ma również prawo żądać, by dane osobowe zostały przesłane przez Vipservice bezpośrednio takiemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe. W takim przypadku Vipservice prześle dane osobowe Użytkownika w postaci pliku w formacie .csv, który jest formatem powszechnie używanym, nadającym się do odczytu maszynowego i pozwalającym na przesłanie otrzymanych danych do innego administratora danych osobowych.

8. W sytuacji wystąpienia przez Użytkownika z uprawnieniem wynikającym z powyższych praw, Vipservice spełnia żądanie albo odmawia jego spełnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca po jego otrzymaniu. Jeżeli jednak – z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań, Vipservice nie będzie mógł spełnić żądania w ciągu miesiąca, spełni je w ciągu kolejnych dwóch miesięcy, informując Użytkownika uprzednio w terminie miesiąca od otrzymania żądania o zamierzonym przedłużeniu terminu oraz jego przyczynach.

9. Użytkownik może zgłaszać do Vipservice skargi, zapytania i wnioski dotyczące przetwarzana jego danych osobowych oraz realizacji przysługujących mu uprawnień.

10. Użytkownik ma prawo żądać od Vipservice przekazania kopii standardowych klauzul umownych kierując zapytanie w sposób wskazany w §7 Polityki Prywatności.

11. Użytkownikowi przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w zakresie naruszenia jego praw do ochrony danych osobowych lub innych praw przyznanych na mocy RODO.

§ 6 Zarządzanie bezpieczeństwem

1. Vipservice zapewnia Użytkownikom bezpieczne i szyfrowane połączenie podczas przesyłania danych osobowych Vipservice stosuje certyfikat SSL wystawiony przez firmę wyspecjalizowaną w zakresie bezpieczeństwa i szyfrowania przesyłanych danych przez sieć Internet.

§ 7 Zmiany Polityki Prywatności

1. Polityka Prywatności może ulec zmianie, o czym Vipservice poinformuje Użytkowników z wyprzedzeniem 7 dni.
2. Pytania związane z Polityką Prywatności prosimy kierować na adres: info@vipservice.com.pl
3. Data ostatniej modyfikacji